L'état des lieux : ce qui se joue en une heure, à l'entrée comme à la sortie

Un écrit contradictoire, et la seule preuve qui tienne

L'état des lieux se dresse à la remise des clés, puis à leur restitution. La loi du 6 juillet 1989 le veut contradictoire : le bailleur ou son mandataire et le locataire, présents ensemble, dans de bonnes conditions d'éclairage. Une visite à la tombée du jour, un soir de décembre, produit un document que personne ne pourra défendre.

Le décret du 30 mars 2016 fixe ce qu'il doit contenir au minimum : la date, l'adresse, l'identité des parties, les relevés des compteurs individuels, les clés remises, et pour chaque pièce l'état précis des sols, des murs, des plafonds et des équipements. Il peut être complété d'observations, de réserves et d'images.

La présentation a son importance. Entrée et sortie doivent pouvoir se lire côte à côte, sur un document à deux colonnes ou sur deux documents de même présentation. Un état d'entrée sur formulaire d'agence et un état de sortie rédigé sur papier libre ne se comparent pas ligne à ligne. Or tout l'exercice repose sur cette comparaison, et sans elle chaque point se discute.

Chaque partie reçoit son exemplaire à la signature, en main propre ou par voie électronique. Une photographie datée de chaque pièce, annexée au document, ne remplace pas la description écrite, mais elle la rend bien plus difficile à contester.

Les dix jours qui suivent l'entrée, et l'hiver qui suit

L'état d'entrée n'est pas figé à la signature. Le locataire peut demander au bailleur de le compléter dans les 10 jours calendaires, pour tout élément du logement. Pour le chauffage, la fenêtre s'ouvre pendant le premier mois de la période de chauffe : un radiateur froid se découvre en novembre, pas lors d'une entrée en juin.

Quand le logement dispose d'un chauffage ou d'une production d'eau chaude individuels, ou collectifs avec comptage individuel, les relevés d'index de chaque énergie figurent à l'entrée comme à la sortie. Cet extrait sert aussi au professionnel qui établit le diagnostic de performance énergétique.

Si le bailleur refuse la correction demandée, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation. Répondre par écrit, en acceptant ce qui est exact et en motivant le reste, coûte moins cher qu'une séance.

Reste le cas où rien n'a été fait. Si l'absence d'état des lieux vient du bailleur, resté sourd à une mise en demeure, c'est lui qui devra prouver en fin de bail avoir remis un logement en bon état. Si elle vient du locataire, ou d'une négligence partagée, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives, sauf à prouver le contraire.

La vétusté, ou ce que le temps a le droit d'user

Le décret du 30 mars 2016 définit la vétusté comme l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et des équipements. La loi en tire la conséquence : le locataire assume l'entretien courant et les menues réparations, sauf lorsqu'elles sont occasionnées par la vétusté, une malfaçon, un vice de construction, un cas fortuit ou la force majeure.

Une peinture ternie après six ans d'occupation ou un parquet patiné aux passages ne se retiennent pas sur le dépôt. Une moquette brûlée ou un mur criblé de trous, si. Le locataire rend le logement dans l'état où il l'a reçu, usure normale déduite, sans avoir à le remettre à neuf.

Pour éviter de débattre pièce par pièce, les parties peuvent convenir dès la signature du bail d'appliquer une grille de vétusté. Elle ne s'invente pas : elle doit être choisie parmi celles qui ont fait l'objet d'un accord collectif, national ou local, et définir pour les principaux matériaux et équipements une durée de vie théorique et des coefficients d'abattement forfaitaire annuels.

Le principe est simple. Plus un revêtement approche de sa durée de vie théorique, plus la part du coût de remise en état laissée au locataire diminue. Annexée au bail, la grille remplace la négociation de sortie par un calcul.

Ce que coûte l'état des lieux, et qui le paie

Dressé entre le bailleur et le locataire, l'état des lieux ne coûte rien. Confié à un professionnel mandaté par le bailleur, il se partage, mais seulement à l'entrée : la part du locataire ne peut dépasser ni la moitié de la facture, ni un plafond par mètre carré de surface habitable, fixé à 3,03 € TTC en 2026.

À la sortie, le locataire ne paie rien quand l'état des lieux est dressé par l'agence du bailleur. Une clause du bail qui lui en imposerait les frais est abusive et réputée non écrite.

Quand l'une des parties refuse de venir ou de signer, l'autre peut faire appel à un commissaire de justice. Il convoque les deux parties par lettre recommandée au moins 7 jours à l'avance, et son constat s'impose à elles, même si l'une ne s'est pas présentée. Son tarif est réglementé : en métropole, 132,82 € pour un logement de 50 m² au plus, 154,74 € jusqu'à 150 m², 232,12 € au-delà, auxquels s'ajoutent 18,06 € de convocation et 11,28 € de déplacement. La somme se partage par moitié.

De la sortie à la restitution, chaque retenue se prouve

Les délais de restitution du dépôt de garantie, un mois si l'état de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois dans le cas contraire, et la majoration de 10 % du loyer par mois de retard sont détaillés dans notre article sur le bail à Nice. Ils courent à partir de la remise des clés, et c'est l'état des lieux qui décide lequel des deux délais s'applique.

Ce qui se retient doit se justifier. Le bailleur remet au locataire les pièces qui fondent chaque somme : les deux états des lieux, des photographies, un constat de commissaire de justice, un devis ou une facture de travaux. Un forfait de remise en état griffonné au bas de l'état de sortie ne prouve rien.

En copropriété, le bailleur peut conserver une provision dans l'attente de l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, fixée sur justificatifs et limitée à 20 % du dépôt. Le solde se règle dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes, à moins que les parties ne conviennent de tout solder immédiatement.

Deux précisions évitent des disputes inutiles. Le locataire ne peut pas payer son dernier mois de loyer avec le dépôt, même pour une somme équivalente. Et la majoration de retard ne joue pas lorsque le locataire n'a pas communiqué sa nouvelle adresse à la remise des clés.

Quand le désaccord persiste

La commission départementale de conciliation est paritaire : elle réunit à égalité des représentants des bailleurs et des représentants des locataires. Elle cherche un accord entre les parties et ne rend pas de jugement. Bailleur comme locataire peuvent la saisir gratuitement, pour un litige d'état des lieux comme pour un différend sur le dépôt de garantie.

Pour un logement niçois, c'est la commission des Alpes-Maritimes, dont le secrétariat est tenu par la DDETS au CADAM, 147 boulevard du Mercantour. Les parties sont convoquées au moins 15 jours avant la séance. Un accord signé devant elle clôt la question : celui qui renonce à une partie de sa demande ne peut plus la porter devant le juge.

Pour une demande de 5 000 € au plus, une tentative de résolution amiable est obligatoire avant de saisir le juge des contentieux de la protection : conciliateur de justice, médiation ou procédure participative. La commission n'en fait pas partie ; le conciliateur de justice, lui, intervient gratuitement. Au-delà de ce montant, la démarche amiable reste possible sans être imposée. L'action elle-même se prescrit par trois ans.

Tout se joue donc en deux heures, à plusieurs années d'écart, sur un document que le bailleur ne pourra plus corriger une fois signé. C'est l'une des tâches qu'un mandat de gestion prend en charge d'un bout à l'autre, d'un état d'entrée précis et photographié jusqu'aux retenues chiffrées sur devis quand il en faut. Promenades Services administre des biens à Nice et sur le littoral proche, depuis le 107 Promenade des Anglais.