Charges récupérables : la liste, et les pièges qui coûtent au bailleur

Une liste fermée, et ce qu'elle laisse au bailleur

L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 pose le principe en une phrase : le bailleur ne peut demander au locataire que le remboursement des charges récupérables énumérées par décret. Ce décret, celui du 26 août 1987, dresse la liste en annexe. Elle ne s'interprète pas par analogie.

La liste regroupe les dépenses d'usage : l'électricité et l'entretien courant de l'ascenseur, l'eau froide et chaude, l'énergie du chauffage collectif, l'électricité et le nettoyage des parties communes, l'entretien des voies et des espaces verts, et quelques taxes et redevances. Ce qui relève de la conservation de l'immeuble en est absent.

Pour un bailleur en copropriété, la conséquence se lit sur chaque appel du syndic. Honoraires du syndic, gros travaux, ravalement, cotisation au fonds de travaux, assurance de l'immeuble : aucun de ces postes ne figure sur la liste, aucun ne se refacture. La lecture de ces appels côté copropriétaire fait l'objet de notre article sur les charges de copropriété à Nice.

En cas de contestation, c'est au bailleur de justifier la dépense, facture à l'appui. Une charge récupérable par nature, mais dont il ne peut produire la pièce, ne se réclame pas.

Les lignes qui trompent

Le gardien d'abord. Quand il assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, sa rémunération se récupère à hauteur de 75 %. Quand il n'assure que l'une des deux tâches, à hauteur de 40 %. Un employé d'immeuble, qui n'est pas gardien, se récupère en totalité.

Pour l'ascenseur, l'électricité et l'exploitation courante se récupèrent, comme les menues réparations. Le contrôle technique quinquennal ne se récupère pas, pas plus qu'un remplacement d'équipement, sauf s'il coûte au plus le prix de la menue réparation qu'il remplace.

Les contrats d'entretien demandent une lecture ligne à ligne. Un contrat qui mêle l'entretien courant, récupérable, et le remplacement de pièces, qui ne l'est pas, oblige à ventiler. Le locataire à qui l'on présente la facture entière peut la contester sans difficulté.

L'électricité privative, enfin, ne transite pas par les charges : le locataire souscrit son propre abonnement. Dans un immeuble équipé de compteurs de chauffage ou d'eau chaude télérelevables, le bailleur doit aussi transmettre chaque mois au locataire ses informations de consommation.

Provisions, décompte, régularisation

Dans un logement vide, les charges se paient par provisions, avances régulières d'un même montant versées avec le loyer. Leur niveau se fixe sur le budget prévisionnel et sur le résultat de la dernière régularisation. Une provision délibérément basse, pour afficher un loyer charges comprises plus attractif, se retourne contre le bailleur au moment du rappel.

Une fois par an au moins, le bailleur compare le total des provisions aux dépenses réelles. Il rembourse le trop-perçu ou réclame le complément. Un mois avant cette régularisation, il communique le décompte par nature de charges et le mode de répartition entre les logements, accompagnés s'il y a lieu d'une note sur le calcul du chauffage et de l'eau chaude collectifs.

Les pièces justificatives, factures et contrats de fourniture, restent ensuite à la disposition du locataire pendant six mois. En copropriété, c'est souvent le syndic qui les détient, et le bailleur doit pouvoir les obtenir à temps. Quand le contrat d'eau n'est pas individualisé, la facture d'eau et les informations sur sa qualité se transmettent aussi, une fois par an.

Le décompte du syndic suit l'approbation des comptes en assemblée générale, et la régularisation locative suit ce calendrier. Le rappel arrive donc souvent tard, et il pèse d'autant moins que la provision était juste dès le départ.

Régulariser en retard, possible mais pas sans risque

Une régularisation oubliée n'est pas perdue. Le bailleur peut réclamer un arriéré de charges pendant trois ans : une dette née en mars 2026 se réclame jusqu'en mars 2029. Le délai joue dans les deux sens, et le locataire qui a trop payé dispose des mêmes trois ans.

Le juge des contentieux de la protection peut toutefois refuser un rappel tardif s'il le juge déloyal et brutal, consécutif à une faute du bailleur, par exemple quand le locataire avait demandé la régularisation sans obtenir de réponse.

Lorsque la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit l'exigibilité des charges, le locataire peut exiger que le rappel soit étalé sur douze mois. Plusieurs années de charges réclamées d'un coup se paient alors par mensualités.

À la sortie du locataire, dans un immeuble collectif, le bailleur peut conserver une provision limitée à 20 % du dépôt de garantie, en attendant l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble. Notre article sur l'état des lieux en décrit le mécanisme.

Le meublé et le forfait

En meublé, le bail choisit entre deux régimes : les provisions avec régularisation, exactement comme dans le vide, ou le forfait. En colocation, le forfait est également possible. Dans un bail mobilité, il est obligatoire.

Le forfait est un montant fixe, inscrit au bail et versé avec le loyer. Il ne donne lieu à aucune régularisation, ni complément ni remboursement. Il peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer, et ne doit pas être disproportionné au regard des charges appliquées au locataire précédent.

Un forfait trop bas ne se rattrape jamais, même après un hiver de chauffage collectif coûteux ; trop haut, il expose à la contestation. La seule méthode sérieuse consiste à le fonder sur les dépenses réelles des derniers exercices, pièces à l'appui.

La taxe d'ordures ménagères, et ses frais de gestion

La taxe d'enlèvement des ordures ménagères figure sur l'avis de taxe foncière du propriétaire. Elle fait partie des charges récupérables, comme la taxe de balayage et la redevance d'assainissement, et le bailleur peut la réclamer de plein droit à son locataire.

Elle ne se récupère pourtant pas en totalité, car l'administration fiscale ajoute à la taxe des frais de gestion, qui ne figurent pas sur la liste du décret. Le site impots.gouv.fr le dit sans détour : la taxe se récupère, à l'exclusion des frais de gestion. Refacturer la ligne telle qu'elle apparaît sur l'avis, c'est réclamer plus que le dû.

La taxe foncière elle-même reste au propriétaire. Elle n'est pas une charge récupérable, et aucune clause du bail ne peut la transférer au locataire.

Une régularisation bien faite tient en un tableau qui met en regard chaque dépense et sa part récupérable. C'est le travail qu'un mandat de gestion refait chaque année, décompte du syndic en main. Promenades Services administre des biens à Nice et sur le littoral proche, depuis le 107 Promenade des Anglais.