Carnet d'entretien et registre des copropriétés : deux obligations qui trahissent la qualité d'une gestion

Le carnet d'entretien : ce que le décret de 2001 exige

L'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 range le carnet d'entretien parmi les missions du syndic. Il l'établit, le tient et le met à jour seul, sans avoir à obtenir l'accord préalable de l'assemblée, et cette prestation fait partie de son forfait : elle ne se facture pas en plus.

Le décret n° 2001-477 du 30 mai 2001 en fixe le socle. Trois mentions sont toujours dues : l'adresse de l'immeuble, l'identité du syndic en exercice et les références des contrats d'assurance souscrits par le syndicat, avec leurs dates d'échéance.

D'autres deviennent obligatoires dès que la situation se présente. L'année de réalisation des travaux importants, ravalement, toiture, ascenseur, chaudière ou canalisations, et l'identité des entreprises qui les ont exécutés. Les assurances dommages-ouvrage dont la garantie court encore. Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, avec leur échéance. Et les travaux prescrits par le plan pluriannuel de travaux avec leur échéancier.

L'assemblée peut y ajouter des informations complémentaires, à la majorité simple : l'histoire de la construction, un diagnostic technique global, un diagnostic de performance énergétique collectif. Lorsque la copropriété compte plusieurs bâtiments, le syndic ouvre un chapitre par bâtiment, et chaque syndicat secondaire a son propre carnet.

Ce que le carnet révèle, et comment le lire

Le syndic doit proposer un accès en ligne permettant à tous les copropriétaires de consulter le carnet, de le télécharger et de l'imprimer. Une copie papier reste possible, à un prix fixé librement dans le contrat de syndic. Le carnet s'annexe à la promesse de vente d'un lot, et il fait partie des archives que le syndic sortant remet à son successeur.

Il se lit comme un relevé de soins. La date du dernier ravalement se compare à l'état de la façade vue du trottoir. Les contrats d'entretien se vérifient à leur échéance : un contrat d'ascenseur échu depuis deux ans suffit à situer la gestion. Une assurance dommages-ouvrage en cours signale un chantier récent encore couvert, donc un recours possible si un désordre apparaît.

Sur un immeuble centenaire, un carnet réduit aux trois mentions minimales signifie que l'histoire technique de l'immeuble n'a pas été écrite. Chaque nouveau chantier repart alors d'un diagnostic qu'un carnet tenu aurait épargné.

La loi ne prévoit pas d'amende propre. L'absence de carnet, ou d'actualisation, engage la responsabilité du syndic si le syndicat en subit un dommage, et elle peut justifier la révocation de son mandat avant terme.

La fiche synthétique : une page qui résume l'immeuble

La fiche synthétique est obligatoire dans toutes les copropriétés. Elle ne se confond ni avec le règlement de copropriété ni avec le carnet d'entretien : c'est une synthèse, datée, signée et revêtue du cachet du syndic, qui peut être extraite du registre national.

Elle porte l'identification de la copropriété, son numéro d'immatriculation et la date de sa dernière mise à jour, l'organisation juridique, le nombre de lots et leur répartition par usage, le nombre de bâtiments, la période de construction, le type de chauffage et le nombre d'ascenseurs. Pour un exercice clos, elle donne les charges courantes, les charges de travaux, les dettes envers les fournisseurs, les impayés et le montant du fonds de travaux.

Elle se met à jour chaque année, dans les deux mois qui suivent la notification du procès-verbal de l'assemblée ayant approuvé les comptes. Tout copropriétaire l'obtient gratuitement, sur simple demande. Le syndic a un mois pour la fournir ; au-delà, une pénalité de 15 € par jour de retard s'impute sur sa rémunération forfaitaire annuelle.

La fiche s'annexe elle aussi à la promesse ou à l'acte de vente. Lue avant un achat, c'est la page qui dit le plus vite si une copropriété est saine : un montant d'impayés élevé face à un budget modeste se voit en une ligne.

Le registre national : ce que l'immatriculation déclare

Le registre national d'immatriculation des copropriétés est tenu par l'Agence nationale de l'habitat. L'obligation vise tout immeuble à destination totale ou partielle d'habitation ; seules les copropriétés entièrement commerciales ou de bureaux y échappent. Les copropriétés existantes devaient être immatriculées au plus tard le 31 décembre 2018.

La démarche revient au syndic, professionnel ou bénévole. Le notaire s'en charge à la création d'une copropriété, l'administrateur provisoire ou le mandataire ad hoc quand la copropriété est placée sous leur mission. Le télédéclarant reçoit une attestation après chaque immatriculation ou mise à jour : c'est la pièce à demander pour savoir si l'obligation est tenue.

Ce qui est déclaré dépasse de loin l'identité de l'immeuble. Budget prévisionnel, montant du fonds de travaux, dettes envers les fournisseurs, montant des impayés et nombre de copropriétaires débiteurs, présence de salariés. Étiquette énergétique, type de chauffage, nombre d'ascenseurs. Et les procédures en cours, désignation d'un mandataire ad hoc ou d'un administrateur provisoire, arrêtés d'insalubrité.

Tout le monde n'y a pas le même accès. Depuis le 1er juillet 2017, chacun peut consulter librement dans l'annuaire le numéro d'immatriculation, le nom, l'adresse, la date de création, le nom du syndic et la nature et le nombre de lots. Les notaires accèdent à l'ensemble des données, pour sécuriser les ventes, et l'État comme les collectivités s'en servent pour repérer les copropriétés fragiles.

La mise à jour annuelle, et ce que coûte un défaut

Les données financières se mettent à jour chaque année, dans les deux mois qui suivent l'assemblée ayant approuvé les comptes de l'exercice clos. Les autres informations, identification, bâti, procédures, s'actualisent en cas de changement, en principe à l'occasion de la déclaration annuelle. L'immatriculation comme la mise à jour sont gratuites.

Le défaut se sanctionne en deux temps. L'Anah, un copropriétaire ou toute personne qui y a intérêt, le notaire chargé d'une vente par exemple, met le syndic en demeure par lettre recommandée. Un mois plus tard, sans effet, l'Anah peut appliquer une astreinte de 20 € au plus par lot et par semaine de retard, jusqu'à complète exécution. Sur un immeuble de 40 lots, cela représente jusqu'à 800 € par semaine, et ce montant ne peut pas être refacturé aux copropriétaires.

La conséquence la plus lourde est ailleurs. Une copropriété non immatriculée, ou dont les données ne sont pas à jour, ne peut pas bénéficier de certaines aides, celles de l'Anah et l'éco-prêt à taux zéro en particulier. MaPrimeRénov' Copropriété exige expressément une copropriété immatriculée et actualisée. Le jour où l'immeuble vote une rénovation énergétique, un oubli administratif peut coûter une subvention entière.

Ce que nous vérifions en reprenant un immeuble

Trois pièces se demandent par écrit au syndic sortant, parmi les archives qu'il doit transmettre : le carnet d'entretien, la dernière fiche synthétique et l'attestation de la dernière mise à jour au registre. Leur date suffit souvent à mesurer la tenue d'une gestion, avant même d'ouvrir les comptes.

Régie Promenade administre des copropriétés à Nice depuis ses bureaux du 107 Promenade des Anglais. Le soin apporté à ces trois documents passe inaperçu en assemblée. Il apparaît le jour d'une vente, d'un sinistre ou d'une demande d'aide, quand il faut retrouver une date ou une attestation.