Libretto di manutenzione e registro dei condomini: due obblighi che rivelano la qualità di una gestione

Il libretto di manutenzione: cosa esige il decreto del 2001

L'articolo 18 della legge del 10 luglio 1965 colloca il libretto di manutenzione tra i compiti dell'amministratore. Lo redige, lo tiene e lo aggiorna da solo, senza bisogno dell'accordo preventivo dell'assemblea, e la prestazione rientra nel suo compenso forfettario: non si fattura a parte.

Il decreto n. 2001-477 del 30 maggio 2001 ne fissa la base. Tre voci sono sempre dovute: l'indirizzo dell'edificio, l'identità dell'amministratore in carica e i riferimenti dei contratti di assicurazione stipulati dal condominio, con le date di scadenza.

Altre diventano obbligatorie non appena la situazione si presenta. L'anno di esecuzione dei lavori importanti, facciata, tetto, ascensore, caldaia o tubazioni, e l'identità delle imprese che li hanno eseguiti. Le assicurazioni decennali postume ancora in corso. I contratti di manutenzione degli impianti comuni, con la loro scadenza. E i lavori previsti dal piano pluriennale con il loro calendario.

L'assemblea può aggiungere informazioni complementari, a maggioranza semplice: la storia della costruzione, una diagnosi tecnica globale, un attestato di prestazione energetica collettivo. Quando il condominio comprende più edifici, l'amministratore apre un capitolo per edificio, e ogni condominio secondario ha il proprio libretto.

Cosa rivela il libretto, e come leggerlo

L'amministratore deve offrire un accesso online che consenta a tutti i condòmini di consultare il libretto, scaricarlo e stamparlo. Resta possibile una copia cartacea, a un prezzo fissato liberamente nel contratto. Il libretto si allega al preliminare di vendita di un lotto e fa parte dell'archivio che l'amministratore uscente consegna al successore.

Si legge come una cartella di cure. La data dell'ultimo rifacimento si confronta con lo stato della facciata vista dal marciapiede. I contratti di manutenzione si verificano alla scadenza: un contratto dell'ascensore scaduto da due anni basta a inquadrare la gestione. Un'assicurazione decennale in corso segnala un cantiere recente ancora coperto, dunque un ricorso possibile se compare un difetto.

Su un edificio centenario, un libretto ridotto alle tre voci minime significa che la storia tecnica dell'edificio non è stata scritta. Ogni nuovo cantiere riparte allora da una diagnosi che un libretto tenuto avrebbe evitato.

La legge non prevede una multa specifica. L'assenza del libretto, o del suo aggiornamento, impegna la responsabilità dell'amministratore se il condominio ne subisce un danno, e può giustificare la revoca anticipata del mandato.

La scheda sintetica: una pagina che riassume l'edificio

La scheda sintetica è obbligatoria in tutti i condomini. Non si confonde né con il regolamento di condominio né con il libretto di manutenzione: è una sintesi, datata, firmata e timbrata dall'amministratore, che può essere estratta dal registro nazionale.

Riporta l'identificazione del condominio, il numero di iscrizione e la data dell'ultimo aggiornamento, l'organizzazione giuridica, il numero di lotti e la loro ripartizione per uso, il numero di edifici, il periodo di costruzione, il tipo di riscaldamento e il numero di ascensori. Per un esercizio chiuso indica le spese correnti, le spese per lavori, i debiti verso i fornitori, le morosità e l'importo del fondo lavori.

Si aggiorna ogni anno, entro due mesi dalla notifica del verbale dell'assemblea che ha approvato i conti. Ogni condòmino la ottiene gratuitamente, su semplice richiesta. L'amministratore ha un mese per fornirla; oltre, una penale di 15 € per giorno di ritardo viene detratta dal suo compenso forfettario annuo.

Anche la scheda si allega al preliminare o all'atto di vendita. Letta prima di un acquisto, è la pagina che dice più in fretta se un condominio è sano: un importo di morosità elevato rispetto a un bilancio modesto si vede in una riga.

Il registro nazionale: cosa dichiara l'iscrizione

Il registro nazionale dei condomini è tenuto dall'Anah, l'agenzia nazionale per l'abitazione. L'obbligo riguarda ogni edificio destinato in tutto o in parte ad abitazione; ne restano esclusi solo i condomini interamente commerciali o a uffici. I condomini esistenti dovevano essere iscritti entro il 31 dicembre 2018.

L'adempimento spetta all'amministratore, professionista o volontario. Se ne occupa il notaio alla creazione di un condominio, l'amministratore provvisorio o il mandatario ad hoc quando il condominio è affidato alla loro missione. Il dichiarante riceve un'attestazione dopo ogni iscrizione o aggiornamento: è il documento da chiedere per sapere se l'obbligo è rispettato.

Ciò che si dichiara va ben oltre l'identità dell'edificio. Bilancio preventivo, importo del fondo lavori, debiti verso i fornitori, importo delle morosità e numero di condòmini debitori, presenza di dipendenti. Classe energetica, tipo di riscaldamento, numero di ascensori. E le procedure in corso, nomina di un mandatario ad hoc o di un amministratore provvisorio, ordinanze di insalubrità.

Non tutti hanno lo stesso accesso. Dal 1° luglio 2017 chiunque può consultare liberamente nell'elenco il numero di iscrizione, il nome, l'indirizzo, la data di creazione, il nome dell'amministratore e la natura e il numero dei lotti. I notai accedono a tutti i dati, per rendere sicure le vendite, e lo Stato e gli enti locali se ne servono per individuare i condomini fragili.

L'aggiornamento annuale, e quanto costa un inadempimento

I dati finanziari si aggiornano ogni anno, entro due mesi dall'assemblea che ha approvato i conti dell'esercizio chiuso. Le altre informazioni, identificazione, edificio, procedure, si aggiornano in caso di modifica, in linea di principio in occasione della dichiarazione annuale. Iscrizione e aggiornamento sono gratuiti.

L'inadempimento si sanziona in due tempi. L'Anah, un condòmino o chiunque vi abbia interesse, per esempio il notaio incaricato di una vendita, diffida l'amministratore con raccomandata. Trascorso un mese senza esito, l'Anah può applicare una penalità di 20 € al massimo per lotto e per settimana di ritardo, fino al pieno adempimento. Su un edificio di 40 lotti significa fino a 800 € a settimana, e l'importo non può essere riaddebitato ai condòmini.

La conseguenza più pesante è altrove. Un condominio non iscritto, o con dati non aggiornati, non può beneficiare di determinati aiuti, in particolare quelli dell'Anah e l'eco-prestito a tasso zero. MaPrimeRénov' Copropriété esige espressamente un condominio iscritto e aggiornato. Il giorno in cui l'edificio vota una riqualificazione energetica, una dimenticanza amministrativa può costare un intero contributo.

Cosa verifichiamo quando riprendiamo un edificio

Tre documenti si chiedono per iscritto all'amministratore uscente, tra l'archivio che deve trasmettere: il libretto di manutenzione, l'ultima scheda sintetica e l'attestazione dell'ultimo aggiornamento al registro. Le loro date bastano spesso a misurare la qualità di una gestione, prima ancora di aprire i conti.

Régie Promenade amministra condomini a Nizza dai suoi uffici al 107 Promenade des Anglais. La cura dedicata a questi tre documenti passa inosservata in assemblea. Emerge il giorno di una vendita, di un sinistro o di una domanda di aiuto, quando bisogna ritrovare una data o un'attestazione.