Bakım defteri ve kat mülkiyeti sicili: bir yönetimin kalitesini ele veren iki yükümlülük

Bakım defteri: 2001 kararnamesi ne şart koşar

10 Temmuz 1965 tarihli kanunun 18. maddesi bakım defterini yöneticinin görevleri arasında sayar. Yönetici defteri genel kurulun önceden onayına gerek olmadan tek başına hazırlar, tutar ve günceller; bu hizmet götürü ücretine dahildir, ayrıca faturalanamaz.

30 Mayıs 2001 tarihli ve 2001-477 sayılı kararname temeli belirler. Üç bilgi her zaman zorunludur: binanın adresi, görevdeki yöneticinin kimliği ve topluluğun yaptırdığı sigorta sözleşmelerinin referansları ile vade tarihleri.

Diğerleri, durum ortaya çıkar çıkmaz zorunlu hâle gelir. Cephe, çatı, asansör, kazan ya da tesisat gibi önemli işlerin yapıldığı yıl ve bunları yapan firmaların kimliği. Teminatı süren yapı hasar sigortaları. Ortak donanımların bakım sözleşmeleri ve vadeleri. Ve çok yıllık yapı işleri planında öngörülen işler ve takvimleri.

Genel kurul, basit çoğunlukla ek bilgiler ekleyebilir: yapının tarihçesi, genel teknik teşhis, toplu enerji performans belgesi. Kat mülkiyeti birden fazla binadan oluşuyorsa yönetici her bina için bir bölüm açar ve her ikincil topluluğun kendi defteri olur.

Defter neyi ortaya koyar ve nasıl okunur

Yönetici, tüm kat maliklerinin defteri incelemesine, indirmesine ve yazdırmasına imkân veren çevrimiçi bir erişim sunmak zorundadır. Kâğıt kopya da mümkündür; fiyatı yönetim sözleşmesinde serbestçe belirlenir. Defter bir bağımsız bölümün satış vaadine eklenir ve görevden ayrılan yöneticinin halefine teslim ettiği arşivin parçasıdır.

Bir bakım kaydı gibi okunur. Son cephe yenilemesinin tarihi, cephenin kaldırımdan görünen hâliyle karşılaştırılır. Bakım sözleşmeleri vadelerine göre kontrol edilir: iki yıl önce süresi dolmuş bir asansör sözleşmesi, yönetimin nasıl yürüdüğünü göstermeye yeter. Süren bir yapı hasar sigortası, hâlâ teminat altındaki yeni bir şantiyeye, dolayısıyla bir kusur çıkarsa başvuru imkânına işaret eder.

Yüz yaşındaki bir binada üç asgari bilgiye indirgenmiş bir defter, binanın teknik tarihinin yazılmadığı anlamına gelir. Her yeni şantiye bu durumda, düzgün tutulmuş bir defterin gereksiz kılacağı bir teşhisten yeniden başlar.

Kanun ayrı bir para cezası öngörmez. Defterin bulunmaması ya da güncellenmemesi, topluluk bundan zarar görürse yöneticinin sorumluluğunu doğurur ve görevinin süresinden önce sona erdirilmesini haklı kılabilir.

Özet fişi: binayı özetleyen tek sayfa

Özet fişi tüm kat mülkiyetlerinde zorunludur. Ne yönetim planıyla ne de bakım defteriyle karıştırılmalıdır: yöneticinin tarih attığı, imzaladığı ve kaşelediği, ulusal sicilden de alınabilen bir özettir.

Kat mülkiyetinin kimliğini, sicil numarasını ve son güncelleme tarihini, hukuki yapısını, bağımsız bölüm sayısını ve kullanıma göre dağılımını, bina sayısını, yapım dönemini, ısıtma türünü ve asansör sayısını içerir. Kapanmış bir hesap dönemi için cari giderleri, yapı işi giderlerini, tedarikçilere borçları, ödenmemiş aidatları ve yapı işleri fonunun tutarını verir.

Her yıl, hesapları onaylayan genel kurul tutanağının tebliğinden sonraki iki ay içinde güncellenir. Her kat maliki basit bir talep üzerine ücretsiz alır. Yöneticinin fişi vermek için bir ayı vardır; bu süre aşılırsa gecikilen her gün için 15 € ceza yıllık götürü ücretinden düşülür.

Fiş de satış vaadine ya da satış senedine eklenir. Satın almadan önce okunduğunda, bir kat mülkiyetinin sağlıklı olup olmadığını en hızlı söyleyen sayfadır: mütevazı bir bütçe karşısında yüksek bir ödenmemiş aidat tutarı tek satırda görülür.

Ulusal sicil: kayıt neleri beyan eder

Ulusal kat mülkiyeti sicilini ulusal konut ajansı Anah tutar. Yükümlülük, tamamen ya da kısmen konut amaçlı her binayı kapsar; yalnızca tamamen ticari ya da büro amaçlı kat mülkiyetleri muaftır. Mevcut kat mülkiyetlerinin en geç 31 Aralık 2018'e kadar kaydedilmesi gerekiyordu.

İşlem, profesyonel ya da gönüllü yöneticiye düşer. Kat mülkiyeti kurulurken noter, kat mülkiyeti onların görevine bırakıldığında geçici yönetici ya da ad hoc temsilci üstlenir. Beyanı yapan kişi her kayıt ya da güncellemeden sonra bir belge alır: yükümlülüğün yerine getirilip getirilmediğini öğrenmek için istenecek belge budur.

Beyan edilenler binanın kimliğinin çok ötesine geçer. Tahmini bütçe, yapı işleri fonunun tutarı, tedarikçilere borçlar, ödenmemiş aidat tutarı ve borçlu kat maliki sayısı, çalışan bulunup bulunmadığı. Enerji sınıfı, ısıtma türü, asansör sayısı. Ve süren işlemler: ad hoc temsilci ya da geçici yönetici atanması, sağlığa aykırılık kararları.

Herkesin erişimi aynı değildir. 1 Temmuz 2017'den bu yana herkes rehberde sicil numarasını, adı, adresi, kuruluş tarihini, yöneticinin adını ve bağımsız bölümlerin niteliğini ve sayısını serbestçe görebilir. Noterler satışları güvence altına almak için tüm verilere erişir; devlet ve yerel yönetimler de kırılgan kat mülkiyetlerini tespit etmek için bunları kullanır.

Yıllık güncelleme ve bir ihmalin bedeli

Mali veriler her yıl, kapanan dönemin hesaplarını onaylayan genel kuruldan sonraki iki ay içinde güncellenir. Kimlik, bina ve işlemler gibi diğer bilgiler değiştiğinde, ilke olarak yıllık beyan sırasında güncellenir. Kayıt da güncelleme de ücretsizdir.

İhmal iki aşamada yaptırıma bağlanır. Anah, bir kat maliki ya da örneğin bir satışı yürüten noter gibi menfaati olan herhangi biri, yöneticiye taahhütlü mektupla ihtarname gönderir. Bir ay sonra sonuç alınamazsa Anah, yükümlülük tamamen yerine getirilene kadar bağımsız bölüm başına ve gecikilen her hafta için en fazla 20 € para cezası uygulayabilir. 40 bağımsız bölümlü bir binada bu, haftada 800 €'ya kadar çıkar ve bu tutar kat maliklerine yansıtılamaz.

En ağır sonuç başka yerdedir. Kayıtlı olmayan ya da verileri güncel olmayan bir kat mülkiyeti, başta Anah destekleri ve sıfır faizli eko-kredi olmak üzere bazı desteklerden yararlanamaz. MaPrimeRénov' Copropriété, açıkça kayıtlı ve güncel bir kat mülkiyeti şart koşar. Bina bir enerji renovasyonunu oyladığı gün, idari bir unutkanlık bütün bir hibeye mal olabilir.

Bir binayı devraldığımızda neleri kontrol ederiz

Görevden ayrılan yöneticinin teslim etmesi gereken arşiv içinden üç belge yazılı olarak istenir: bakım defteri, son özet fişi ve sicildeki son güncellemenin belgesi. Bunların tarihleri, hesaplar açılmadan önce bile bir yönetimin nasıl yürütüldüğünü çoğu zaman ölçmeye yeter.

Régie Promenade, Nice'teki kat mülkiyetlerini 107 Promenade des Anglais'deki bürolarından yönetir. Bu üç belgeye gösterilen özen genel kurulda fark edilmez. Bir satış, bir hasar ya da bir destek başvurusu günü, bir tarih ya da belge bulmak gerektiğinde ortaya çıkar.