Site kurulu: yöneticiden neler isteyebilir, üyeleri neyi göze alır

Site kurulunda kimler yer alır, ne kadar süreyle?

Üyeler, 25. maddede öngörülen tüm kat maliklerinin oy çoğunluğuyla genel kurulca atanır. Aday olabilecekler çevresi sanıldığından geniştir. Yasa, kat maliklerinin yanı sıra eşlerini veya medeni birliktelik (pacs) ortaklarını ve üst ya da alt soylarını da kabul eder. Yasal temsilcilere ve intifa hakkı sahiplerine de kapı açar. Cenevre'de veya Milano'da yaşayan bir malik, kurulda Nice'te oturan çocuğu tarafından temsil edilebilir.

Yönetici ve çalışanları, yan soyda ikinci dereceye kadar akrabalarıyla birlikte, bir bağımsız bölüme sahip olsalar bile kuruldan dışlanır. Bu yasak, bina profesyonel olmayan bir yönetici tarafından yönetiliyorsa uygulanmaz ve bu anlaşılır bir şeydir: gönüllü yönetici de bir kat malikidir.

17 Mart 1967 tarihli kararnamenin 22. maddesine göre görev süresi yenilenebilir olmak üzere üç yılı aşamaz. Üye sayısı ve toplantıların düzeni yönetim planıyla, bu yoksa genel kurulun adi çoğunlukla vereceği kararla belirlenir. Yasa bir alt sınır koymaz. Ancak üç üyeden az olan bir kurul, aşağıda anlatılan yetki devrinden yararlanamaz.

Kurul başkanını kendi üyeleri arasından seçer. Genel kurul, aday ya da çoğunluk bulunamadığı için kurul üyelerini belirleyemezse, tutanak bunu açıkça belirtir ve bir ay içinde tüm kat maliklerine bildirilmelidir. Bu durumda hâkim, görevi kabul eden üyeleri atayabilir ya da hiçbir kurulun oluşturulamayacağını tespit edebilir.

Site kurulundan vazgeçmek mümkündür ama çıta yüksektir: 26. maddenin çifte çoğunluğuyla alınan özel bir karar gerekir. En fazla beş bağımsız bölümlü ya da üç hesap dönemindeki ortalama bütçesi 15 000 €'nun altında kalan küçük siteler, 2020'den beri kanunen bu yükümlülükten muaftır.

Yardım etmek ve denetlemek: yasanın talep etmesine izin verdikleri

21. madde tek cümleye sığar: her kat malikleri birliğinde bir site kurulu yöneticiye yardım eder ve yönetimini denetler. Kendisine danışılsın ya da konuyu kendiliğinden ele alsın, birliği ilgilendiren her konuda, davet beklemeden, yöneticiye veya genel kurula görüş bildirir.

Denetimin kesin bir aracı vardır. Kurul, yöneticiyi önceden haberdar ettikten sonra yöneticinin yönetimine ve binanın idaresine ilişkin her belgeyi ya da defteri inceleyip kopyalayabilir. Bu hak faturaları ve bakım sözleşmelerini kapsadığı gibi birliğin banka hesabı dökümlerini ya da bir firmayla yapılan yazışmaları da kapsar.

Yanıt vermekte geciken yönetici bunun bedelini öder. Talepten itibaren bir ay geçtikten sonra yönetici, gecikilen her gün için 15 € ceza öder; bu tutar yıllık götürü ücretine yansıtılır ve hesaplar kapatılırken düşülür. Yönetici yine de yerine getirmezse kurul başkanı, esasa ilişkin hızlandırılmış usulle adli mahkeme başkanına başvurarak yöneticinin birlik lehine mahkûm edilmesini isteyebilir.

Genel kurul, 25. maddenin çoğunluğuyla, denetime gerçek kapsamını veren iki eşik de belirleyebilir. Birincisi, kurula danışılmasının zorunlu olduğu ihale ve sözleşme tutarıdır. İkincisi, yönetici sözleşmesi dışındaki sözleşmelerde rekabete açmanın zorunlu hâle geldiği tutardır. Bu eşikler olmadan, çok yıllık bir bakım sözleşmesi kurul hiç görmeden imzalanabilir.

Yönetici seçimi kuruldan geçer

Genel kurul profesyonel bir yöneticinin atanmasına karar vermeden önce site kurulu, tip sözleşme üzerine hazırlanmış ve her biri kendi bilgi formuyla sunulan birden çok sözleşme taslağını rekabete açar. Takvimi ve tuzaklarıyla birlikte usulün tamamı, yönetici değiştirme üzerine yazdığımız makalede anlatılıyor. Burada yalnızca kurulu ilgilendiren kısım yer alıyor.

21. maddenin iki ayrıntısı daha az bilinir. Rekabete açma, geçersizlik yaptırımına bağlı değildir: bunu atlayan bir kurul, oylanan atamayı bu yüzden geçersiz kılmaz. Amaç genel kurulu bilgilendirmektir ve bunu yararlı kılmak kurulun işidir. Site kurulu hiç kurulmamışsa rekabete açma zorunluluğu da ortadan kalkar.

Son olarak kurul, her yönetici sözleşmesi taslağı hakkında yazılı görüş verebilir. Verirse bu görüş, ilgili taslaklarla birlikte genel kurul çağrısına eklenir. Oylamaya etki etmenin en doğrudan yolu budur, çünkü mektupla oy kullanan malikler karar vermeden önce bu görüşü okur.

2019 reformundan beri mümkün olan yetki devirleri

1 Haziran 2020'den beri uygulanan 30 Ekim 2019 tarihli kararname, site kuruluna genel kurul yerine karar alma yetkisini ilk kez verdi. 21-1. madde, genel kurulun kullanılan oyların çoğunluğuyla, yani 24. maddenin çoğunluğuyla alınan kararların tamamını veya bir kısmını kurula devretmesine izin verir.

Koşullar sıkıdır. Kurulun en az üç üyesi olmalıdır. Devir 25. maddenin çoğunluğuyla, en fazla iki yıllığına oylanır ve ancak açık bir kararla yenilenir. Genel kurul, kurulun bu yetkiyi kullanırken harcayabileceği azami tutarı belirler (21-2. madde).

Bazı kararlar erişim dışında kalır. Devir hiçbir zaman hesapların onaylanmasını ya da tahmini bütçeyi kapsayamaz. Yasa ve yönetmeliklerdeki değişikliklerin gerektirdiği yönetim planı uyarlamaları da devrin dışındadır.

Kurul içinde bu kararlar üyelerin çoğunluğuyla alınır; oylar eşit çıkarsa başkanın oyu belirleyicidir (21-5. madde). Kurul, devredilen yetkiyi nasıl kullandığını hesapları onaylayan genel kurula açıklar ve malikleri bilgilendirmek için bir rapor hazırlar.

Yetki devri, bir genel kurulu gerektirmeyen olağan kararlar içindir, örneğin bir bakım sözleşmesinin yenilenmesi. Bunun için kurulun hazır ve ulaşılabilir olması gerekir. Maliklerin bir kısmının yılın yalnızca bir bölümünü Nice'te geçirdiği sahil şeridindeki bir binada, devri oylamadan önce sorulacak soru budur.

Gönüllü ama sorumlu

Site kurulu üyeleri görevlerini ücretsiz yürütür. Yine de birliğin vekilleridirler ve Fransız Medeni Kanunu'nun 1992. maddesi onlara da uygulanır: vekil, yönetimde işlediği kusurlardan sorumludur. Aynı madde kuralı yumuşatır; ücretsiz vekilin sorumluluğu, ücret alan bir vekile göre daha az katı değerlendirilir.

Bu hoşgörü, sorumluluğu tümüyle ortadan kaldırmaz. Bir yetki devri çerçevesinde oylanan kapsamın dışında ya da belirlenen bütçenin üzerinde karar alan bir kurul risk altına girer. 21-4. maddenin nedeni budur: kat malikleri birliği, kurulun her üyesi için bir sorumluluk sigortası yaptırır.

Kurulun 2020'den beri bir dava aracı da var. Yöneticinin ihmali veya hareketsizliği hâlinde kurul başkanı, genel kurulun açık yetkisiyle, birliğin uğradığı zararın giderilmesi için yöneticiye karşı dava açabilir (15. madde). Tazminat birliğe ödenir. Site kurulu yoksa bu dava, oyların en az dörtte birini temsil eden malikler tarafından açılabilir.

Yeni bir kurul üyesi için doğru alışkanlık iki adımdan ibarettir. Yasanın öngördüğü sigortanın gerçekten yaptırıldığını kontrol edin. Ve yöneticiye gönderdiğiniz her talebin yazılı kaydını saklayın, çünkü talebin tarihi, cezaların işlemeye başladığı bir aylık süreyi başlatır.

Kuruluyla birlikte çalışan bir yönetici neyi değiştirir

Etkin bir site kurulu yöneticiyi sınırlar ve biz bunu isteriz. Régie Promenade olarak, susan bir kurul yerine belge isteyen bir kurulu tercih ediyoruz: yıl içinde sorulan bir soru, genel kurulun ortasında patlayan bir sorudan daha ucuza gelir.

Nice'teki kat mülkiyeti binalarını 107 Promenade des Anglais'den yönetiyoruz. Kurulunuz yönetici sözleşmesinin bitimine hazırlanıyorsa ya da bir yetki devrinin sınırlarını merak ediyorsa, bunu genel kurul sırasında değil, öncesinde konuşalım.