Nice'te site yönetimini değiştirmek: usul, takvim, tuzaklar

Yönetici değiştirilebilir mi, ne zaman?

Evet, hem de sanılandan daha sık. Bir yöneticinin görev süresi üç yılı aşamaz. Daha da önemlisi, 1 Temmuz 2015'ten bu yana yönetici sözleşmesi kendiliğinden uzamaz: her vadede, tip sözleşmeye uygun yeni bir sözleşme düzenlenmeli ve genel kurulca onaylanmalıdır.

Sonuç basit ve pek çok site kurulu bunu bilmiyor. Bir yöneticiye, itiraz edecek cesareti bulana kadar katlanmak gerekmez: konu her görev süresi sonunda, kendiliğinden, gündeme gelir. Kışkırtılacak bir çatışma yok; hazırlanacak bir randevu var.

Doğru an geriye doğru hesaplanır. Yöneticiyi atayan genel kurul, yürürlükteki sözleşmenin bitiminden önceki üç ay içinde, ayrılan yönetici hâlâ görevdeyken toplanır: geç toplantıya çağırmak iptal riski doğurur. Uygulamada, karşılaştırma yapmak isteyen bir kurul vadeden beş altı ay önce harekete geçmelidir.

Adayları kim rekabete açar?

Site kurulu, ve bu yasada yazılıdır. Genel kurul profesyonel bir yöneticinin atanması hakkında karar vermeden önce kurul, tip sözleşmeye uygun biçimde hazırlanmış ve her biri kendi bilgi formuyla sunulan birden çok sözleşme taslağını rekabete açar (10 Temmuz 1965 tarihli yasanın 21. maddesi).

Bu rekabet aşaması bir kenara bırakılabilir, ama aceleyle değil. Genel kurul, 25. maddenin çoğunluğuyla vereceği kararla kurulu bundan muaf tutabilir; yeter ki talep bir önceki genel kurulun gündemine alınmış olsun. Yani muafiyet bir yıl önceden kararlaştırılır. Oylama günü, önceden bir karar olmaksızın bunu ileri süren bir yönetici ya yanılıyordur ya sizi yanıltıyordur.

Peki kurul hiçbir şey yapmazsa? Tek bir kat maliki yeter. Yasa ona, ilettiği sözleşme taslaklarının incelenmesini gündeme aldırma hakkını tanır. Bu, hareketsiz ya da görevdeki yöneticiye fazla yakın bir kurulun durumu kilitlemesini önleyen emniyet supabıdır.

Yöneticinin reddedemeyeceği bir aday nasıl gündeme alınır?

Görevdeki yöneticiye gönderilen, karar taslağını ve adayın sözleşme taslağını içeren, iadeli taahhütlü bir mektupla. Yönetici bu gündeme almayı reddedemez: kendisine sunulan rakip hakkındaki görüşü ne olursa olsun, bu ona dayatılır.

İki önlem almaya değer. Toplantı çağrısından çok önce göndermek, çünkü çağrılar postalandıktan sonra ulaşan bir mektup o oturum için geç kalmıştır. Ve iadeli teyidi saklamak: gündeme almanın zamanında istendiğinin kanıtıdır, ve usulüne uygun istenmiş bir kararın atlanması tüm genel kurulu sakatlar.

Bu nokta usulün can damarıdır. Bunu bilmeyen bir kurul, değiştirmeyi düşündüğü kişinin iyi niyetine bağımlı kalır; kimsenin memnun ayrılmadığı bir durumdur.

Hangi çoğunluk karar verir?

Adaylar sırayla, 25. maddenin mutlak çoğunluğuyla oylanır: hazır bulunan, temsil edilen ya da olmayan tüm kat maliklerinin oy çoğunluğu. Zorlu bir çoğunluktur ve pek çok genel kurul, katılım yetersizliği yüzünden onu kıl payı kaçırır.

Yasa bir ikinci şans öngörür. Hiçbir aday bu çoğunluğa ulaşamaz ama biri tüm kat maliklerinin oylarının en az üçte birini toplamışsa, aynı genel kurulda hemen, 24. maddenin adi çoğunluğuyla, yani yalnızca kullanılan oylarla ikinci bir oylama yapılabilir. Bu düzenek, kaçırılan bir eşik için bütün bir genel kurulu yeniden toplamayı önler.

Buradan çok pratik, hiç de hukuki olmayan bir öğüt çıkar: katılım, en az inanç kadar belirleyicidir. Değişimi hazırlayıp vekâletleri elinden kaçıran bir kurul, örgütlenme ayrıntısında kaybeder.

İki sözleşme nasıl yanılmadan karşılaştırılır?

Karşılaştırma göründüğünden kolaydır, çünkü biçim dayatılmıştır. 26 Mart 2015 tarihli kararname, tüm adayların hareket etmesi gereken bir tip sözleşme ile götürü ücretin üzerine ayrıca ücretlendirilebilecek özel hizmetlerin sınırlı bir listesini belirler.

Karşılaştırılacak olan şudur: bir yanda olağan yönetimin yıllık götürü ücreti, öte yanda her özel hizmetin tarifesi, satır satır. Aynı götürü ücreti gösteren iki sözleşme, her birinin özel hizmet saydığı kalemlere ve fiyatlarına göre çok farklı faturalar doğurabilir.

Öncelikle eski bir binada sık devreye giren satırlara bakın: aidat tahsilat masrafları, ek genel kurul ücretleri, tadilat takibi, satış hâlinde belge düzenlenmesi. Deniz cephesindeki bir Belle Époque sitesinde bu kalemler, götürü ücret farkından daha ağır basar.

Değişimin tuzakları ve bunlardan kaçınmanın yolu

Birincisi, daha önce değinilen takvim: sözleşmenin bitiminden önceki üç ayın dışında toplanan bir genel kurul, atamayı itiraza açık bırakır.

İkincisi, yürürlük tarihi. Yeni sözleşme en erken genel kuruldan bir tam gün sonra yürürlüğe girer. Bu kural, iki yöneticinin çakışmasını ya da daha kötüsü, sitenin bir an için imza atacak ve ödeme yapacak kimsesiz kalmasını önlemek için vardır.

Üçüncüsü, devir. Ayrılan yönetici, mevzuatın belirlediği süreler içinde site arşivlerini ve fonlarını yenisine teslim etmek zorundadır. En sık aksayan nokta budur: geç ya da eksik teslim edilen bir dosya ilk genel kurulu, aidat tahsilatını ve kimi zaman tedarikçi ödemelerini geciktirir. Eksikliği fark edildiğinde değil, göreve başlanan günden itibaren yazılı olarak resmen istenir.

Seçim yapmadan önce bile yararlı son bir refleks: sitenizin ulusal sicile kaydını kontrol edin. Zorunludur, ve nasıl tutulduğu binanın nasıl yönetildiği hakkında çok şey söyler.