Changer de syndic à Nice : la procédure, le calendrier, les pièges

Peut-on changer de syndic, et à quel moment ?

Oui, et plus souvent qu'on ne le croit. La durée des fonctions d'un syndic ne peut pas excéder trois ans. Surtout, depuis le 1er juillet 2015, le contrat de syndic ne se renouvelle pas par tacite reconduction : à chaque échéance, un nouveau contrat conforme au contrat type doit être établi et approuvé par l'assemblée générale.

La conséquence est simple et beaucoup de conseils syndicaux l'ignorent. On ne subit pas un syndic jusqu'à ce qu'on trouve le courage de le contester : la question revient de droit, portée à l'ordre du jour, à chaque fin de mandat. Il n'y a pas à provoquer un conflit, il y a un rendez-vous à préparer.

Le bon moment se calcule à rebours. L'assemblée qui désigne le syndic se tient dans les trois mois précédant la fin du contrat en cours, pendant que le syndic sortant est encore en fonction : le convoquer trop tard fait courir un risque d'annulation. Concrètement, le conseil syndical qui veut comparer doit s'y prendre cinq à six mois avant l'échéance.

Qui met les candidats en concurrence ?

Le conseil syndical, et c'est écrit dans la loi. Avant que l'assemblée se prononce sur la désignation d'un syndic professionnel, il met en concurrence plusieurs projets de contrats, établis conformément au contrat type et accompagnés chacun de leur fiche d'information (article 21 de la loi du 10 juillet 1965).

Cette mise en concurrence peut être écartée, mais pas dans l'urgence. L'assemblée générale peut en dispenser le conseil syndical par un vote à la majorité de l'article 25, à condition que la demande ait été inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée précédente. Autrement dit, la dispense se décide un an à l'avance. Un syndic qui l'invoque le jour du vote, sans délibération antérieure, se trompe ou vous trompe.

Et si le conseil syndical ne fait rien ? Un copropriétaire seul suffit. La loi lui reconnaît le droit de demander au syndic d'inscrire à l'ordre du jour l'examen de projets de contrat qu'il communique. C'est la soupape qui empêche un conseil inactif, ou trop proche du syndic en place, de verrouiller la situation.

Comment inscrire un candidat que le syndic ne peut pas refuser ?

Par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au syndic en fonction, contenant le projet de résolution et le projet de contrat du candidat. Le syndic ne peut pas refuser cette inscription : elle s'impose à lui, quelle que soit son opinion sur le concurrent qu'on lui présente.

Deux précautions valent la peine. Envoyer bien avant la convocation, car un courrier reçu après l'envoi des convocations arrive trop tard pour la séance. Et conserver l'accusé de réception : c'est la preuve que l'inscription a été demandée en temps utile, et l'omission d'une résolution régulièrement demandée fragilise l'assemblée entière.

Ce point est le nerf de la procédure. Un conseil syndical qui l'ignore dépend du bon vouloir de celui qu'il envisage de remplacer, ce qui est une situation dont personne ne sort satisfait.

Quelle majorité emporte la décision ?

Les candidats sont soumis au vote successivement, à la majorité absolue de l'article 25 : la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou absents. C'est une majorité exigeante, et beaucoup d'assemblées la manquent d'un cheveu faute de participation.

La loi prévoit un repêchage. Si aucun candidat n'atteint cette majorité mais que l'un d'eux a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote peut avoir lieu immédiatement, dans la même assemblée, à la majorité simple de l'article 24, c'est-à-dire des seules voix exprimées. Ce mécanisme évite de reconvoquer une assemblée entière pour un quorum manqué.

D'où un conseil très pratique, qui n'a rien de juridique : la participation décide autant que la conviction. Un conseil syndical qui a préparé son changement et laissé filer les pouvoirs perd sur un détail d'organisation.

Comment comparer deux contrats sans se tromper ?

La comparaison est plus facile qu'elle n'en a l'air, parce que la forme est imposée. Le décret du 26 mars 2015 fixe un contrat type dont tous les candidats doivent partir, et une liste limitative des prestations particulières pouvant donner lieu à une rémunération spécifique en plus du forfait.

Ce qui se compare, donc : le forfait annuel de gestion courante d'un côté, et de l'autre le tarif de chaque prestation particulière, ligne à ligne. Deux contrats affichant le même forfait peuvent aboutir à des factures très différentes selon ce que chacun a rangé en prestation particulière et à quel prix.

Regardez en priorité les lignes qui se déclenchent souvent dans un immeuble ancien : les frais de recouvrement de charges, les vacations pour assemblée supplémentaire, le suivi de travaux, la délivrance des documents lors d'une vente. Sur une copropriété Belle Époque du front de mer, ces postes pèsent plus lourd que l'écart de forfait.

Les pièges du changement, et comment les éviter

Le premier est le calendrier, déjà évoqué : une assemblée convoquée hors du délai de trois mois précédant la fin du contrat expose la désignation à contestation.

Le deuxième est la date d'effet. Le nouveau contrat prend effet au plus tôt un jour franc après l'assemblée. Cette règle existe pour éviter que deux syndics se chevauchent ou, pire, que la copropriété se retrouve un moment sans personne pour signer et payer.

Le troisième est la transmission. Le syndic sortant doit remettre au nouveau les archives et les fonds du syndicat dans les délais fixés par la réglementation. C'est le point qui dérape le plus souvent : un dossier remis tardivement ou incomplet retarde la première assemblée, le recouvrement des charges et parfois le paiement des fournisseurs. Il se réclame formellement, par écrit, dès la prise de fonction, et non quand on constate qu'il manque.

Un dernier réflexe, utile avant même de choisir : vérifiez l'immatriculation de votre copropriété au registre national. Elle est obligatoire, et son suivi en dit long sur la façon dont l'immeuble a été tenu.