Site genel kurulu: çağrı, çoğunluklar, itiraz yolları

Genel kurul ne zaman ve nasıl toplantıya çağrılır?

Oturumdan en az yirmi bir gün önce; aciliyet hâli ya da yönetim planının öngördüğü daha uzun bir süre saklıdır. Bu süre yol gösterici değildir: bir gün bile aşılması genel kurulu geçersiz kılar. Bu koşullarda alınmış bir karar, aylar sonra dahi tartışmaya açılabilir.

Varsayılacak değil, posta damgası ya da tebliğ belgesiyle bizzat doğrulanacak bir noktadır. Bir binayı devraldığımızda bunu sistematik olarak kontrol ediyoruz, hem de ilke gereği değil: geç çağrı, en sık rastlanan ve en kolay önlenen usulsüzlüktür.

Çağrı belgesi gündemi, oylama için gereken belgeleri ve her konu için uygulanacak çoğunluğu taşır. Bu son nokta değerlidir: hangi kararların birkaç oyla belirleneceğini önceden söyler.

Gündemde olmayan oylanmaz

Kural nettir ve bulunmayanları korur. Yalnızca gündemde yer alan konular oya sunulabilir. Gündemde olmayan bir konu toplantıda dile getirilip tartışılabilir, ama karara bağlanamaz.

Bu yüzden önem taşıyan konuyu önceden ve yazılı olarak gündeme aldırmak gerekir. Her kat malikinin bu hakkı vardır ve yönetici usulüne uygun bir talebi reddedemez. Çağrılar postalandıktan sonra gönderilen bir mektup ise o oturum için geç kalır: çok önceden hareket etmek gerekir.

Sıkça gözden kaçan sonuç: gündemde olmayan bir konuda alınan karar usulsüzdür. Genel kurul coşup kimsenin haberdar edilmediği tadilatlara karar verirse, o karar iptal edilebilir.

Dört çoğunluk ve iki geçiş düzeneği

24. madde, hazır bulunan, temsil edilen ya da posta yoluyla oy kullanan kat maliklerinin kullandığı oylar üzerinden hesaplanır. Ulaşılması en kolay çoğunluktur. Özellikle binanın korunması ve güvenliğine ilişkin işleri, sağlık normlarına uyumu, engelli erişimini, enerji performans belgesini, şarj istasyonu ya da güvenli bisiklet park yeri kurulumunu kapsar.

25. madde, hazır bulunsun bulunmasın tüm kat maliklerinin oyları üzerinden hesaplanır. Tahmini bütçe ve hesapları, yöneticinin ve kurulun atanmasını ve azlini, çok yıllı tadilat planının onayını ve 24. madde kapsamı dışındaki işleri kapsar. Zorlu bir çoğunluktur ve anlaşmazlıktan çok katılımsızlık yüzünden kaçırılır.

26. madde çifte çoğunluk arar: oyların en az üçte ikisini temsil eden kat malikleri çoğunluğu. Binanın yapısına ya da tahsis amacına dokunan kararlara saklıdır. Bunun da ötesinde, kimi işlemler oybirliği gerektirir.

İki geçiş düzeneği, kıl payı kaçırılan bir oylamanın her şeyi bir sonraki yıla ertelemesini önlemek için vardır. 25-1. madde, bir projenin 25. madde çoğunluğuna ulaşamadan tüm kat maliklerinin oylarının en az üçte birini toplaması hâlinde, hemen 24. madde çoğunluğuyla ikinci bir oylamaya geçilmesine izin verir. 26-1. madde aynı rolü çifte çoğunluktan 25. maddeye doğru oynar. Her iki hâlde de ikinci oylama aynı oturumda yapılır: birincinin ardından salonu terk etmek, ikincisinden vazgeçmektir.

Vekâletler, posta oyu, katılım

Bir vekil üçten fazla oy vekâleti alamaz. İki istisna: kendi oyları dâhil elinde tuttuğu oyların toplamı site oylarının yüzde onunu aşmıyorsa, ve tüm vekâlet verenlerinin bağlı olduğu bir ikincil site genel kurulu söz konusuysa.

Posta oyu, yerinden kıpırdamadan ağırlık koymayı sağlar; kat maliklerinin çoğunun başka yerde yaşadığı bir binada bu önemlidir. Oturumdan önce iletilen bir form üzerinden kullanılır.

İşte bu yazının en yararlı öğüdü, ve hiç de hukuki değil. Tüm kat maliklerinin çoğunluğuyla alınan kararlarda katılım, en az inanç kadar belirleyicidir. Sağlam bir dosya hazırlayıp vekâletleri elinden kaçıran bir kurul, esasta değil örgütlenme ayrıntısında kaybeder.

Tutanak ve itiraz için iki ay

Tutanak, gündem konularını ve her oylamanın sonucunu, oy sayımıyla, muhaliflerin ve çekimserlerin adlarıyla ve oturumun usulüne ilişkin varsa çekincelerle birlikte içerir. Orada kayda geçen konumunuzu doğrulayın: itiraz hakkınızı açan ya da kapatan odur.

Yalnızca muhalif kat malikleri ile toplantıda bulunmayan ve temsil edilmeyenler bir karara itiraz edebilir. Lehte oy kullanan ya da çekimser kalan edemez. Çekimser kalmak bu nedenle tarafsız bir konum değildir: itiraz hakkından vazgeçmektir.

Süre, tutanağın tebliğinden itibaren iki aydır. Kısadır ve sorunu daha sonra fark etseniz bile işler. Tutanağı ulaşır ulaşmaz okumak, aidatı ödemek kadar, kat malikliğinin bir parçasıdır.